Cómo contabilizar las facturas de Stripe

facturas de Stripe

El comercio electrónico ha crecido exponencialmente en los últimos años, lo que ha incrementado la necesidad de contar con medios seguros para hacer pagos por internet. Grandes y pequeñas empresas utilizan Stripe para aceptar pagos, enviar transferencias y realizar otras actividades de gestión. ¿Qué es Stripe y cómo contabilizar las facturas generadas por esta plataforma? 

¿Qué es Stripe? 

Básicamente, Stripe es una plataforma de pago online que le permite a empresas y autónomos enviar y recibir transferencias de divisas, así como gestionar sus actividades comerciales en internet. Esta compañía tecnológica fue fundada en septiembre de 2011, y desde entonces se ha posicionado como uno de los mejores sistemas de pago electrónico del mundo. 

La principal característica de Stripe es que su software incorpora un paquete integrado de productos para pagos por internet. Es decir, esta plataforma digital reúne todo lo necesario para que sitios webs y aplicaciones móviles acepten pagos y envíen transferencias en más de 30 países. 

Las empresas que trabajan con suscripciones, marketplaces, plataformas de software y autónomos se valen de Stripe para recibir pagos y enviar transferencias. Además, la plataforma también facilita el envío de facturas, la emisión de tarjetas de crédito físicas y virtuales y la gestión empresarial, todo desde una interfaz intuitiva y sencilla. 

¿Cómo funciona Stripe? 

Stripe funciona como un intermediario financiero entre el negocio y el cliente, haciendo posible que este último realice el pago por un producto o servicio desde la propia página web o aplicación del negocio. Así, el cliente no es redireccionado a otro sitio web para realizar el pago, ni tampoco necesita tener una cuenta en Stripe para poder procesarlo. 

Para las empresas que venden productos y servicios por internet, es muy fácil integrar la página web de su tienda online a la plataforma de Stripe. Lo único que tienen que hacer es crear una cuenta en Stripe con sus datos de negocio y vincularla a su tienda virtual. 

Stripe proporciona un formulario de pago con tarjeta para que lo integres a tu sitio web, mediante el cual podrás procesar los pagos de tus clientes de forma segura y rápida. Cada vez que recibas un pago, la plataforma se queda con una pequeña comisión y envía el resto del dinero automáticamente a tu cuenta bancaria asociada. 

Ventajas de usar Stripe en el e-commerce 

Antes de explicar cómo contabilizar las facturas de Stripe, conviene que repasemos cuáles son las ventajas de usar esta plataforma de pagos en el comercio electrónico. 

  • Stripe simplifica el proceso de pago al máximo, ya que el cliente no necesita tener una cuenta en la plataforma de Stripe para pagar.
  • El proceso de pago se lleva a cabo dentro de la página web de tu negocio, sin redireccionar al comprador a otra página en una nueva ventana. 
  • La plataforma de Stripe acepta cualquier tipo de tarjeta bancaria y es compatible con la mayoría de aplicaciones móviles para realizar los pagos, lo que le confiere una versatilidad muy valiosa en el mundo del e-commerce. 
  • La interfaz de usuario es muy sencilla e intuitiva, lo que facilita acciones como la facturación o las devoluciones, tanto para el negocio como para el comprador. 
  • Las comisiones de Stripe son más bajas que las de otras plataformas de pagos: 1,4% para pagos hechos con tarjetas europeas, 2,9% para tarjetas no europeas, más 0,25 euros fijos por transacción.
  • Todo el proceso de pago es completamente seguro, resguardando los datos del cliente mediante un sistema de encriptado que garantiza la privacidad

¿Existe alguna desventaja con Stripe? 

Una de las principales desventajas de Stripe está directamente relacionada con la sensación de seguridad que la plataforma ofrece para realizar pagos. Como ya hemos dicho, el usuario de Stripe puede hacer sus pagos directamente en el sitio web del vendedor, sin ser redireccionado a una página web distinta en otra ventaja. 

Ahora bien, para procesar el pago, el usuario debe ingresar datos personales, como el número de su tarjeta de crédito o débito. Esto puede generar cierta desconfianza en los usuarios menos expertos o en quienes han tenido malas experiencias con el pago electrónico. 

En este sentido, merece la pena destacar el procedimiento que usan otras plataformas de pago por internet, como PayPal. En este caso, el usuario solo tiene que ingresar su dirección de correo electrónico asociado a su cuenta PayPal, y será redireccionado a la página oficial de dicha plataforma o a la App instalada en su móvil. 

Hacer pagos desde una plataforma conocida, como PayPal, y no desde un sitio web o tienda online que acaba de visitar, inspira mayor confianza en muchos usuarios. No obstante, a pesar de esta aparente desventaja, Stripe ha sabido ganarse la confianza de un número creciente de personas pertenecientes a las generaciones más jóvenes. 

¿Cómo hacer una factura con Stripe? 

Como ya hemos dicho, una de los servicios que Stripe ofrece a sus usuarios es la posibilidad de crear y emitir facturas. Para este fin, la plataforma cuenta con la herramienta Stripe Invoicing, la cual es muy fácil de utilizar y permite enviar facturas alojadas por Stripe en cuestión de minutos. Los pasos para crear una factura son: 

  • Añadir la información del cliente junto con la descripción del producto y/o servicio. 
  • Calcular y cobrar los impuestos correspondientes o añadir descuentos utilizando las opciones que la herramienta pone a tu disposición. 
  • Personalizar la factura con los datos identificativos de tu empresa. 

Acto seguido, solo tendrás que ingresar la dirección de correo electrónico de tu cliente para enviar la factura en formato PDF u otro de su preferencia. Adicional a esto, la plataforma de Stripe te permite guardar las características de la factura y los datos del cliente para que no tengas que repetir el procedimiento en cada envío. 

¿Cómo contabilizar las facturas de Stripe? 

Ahora hablemos de cómo contabilizar las facturas de Stripe, específicamente, cómo hacer un registro efectivo de las comisiones que esta plataforma te cobra cada vez que recibes un pago mediante ella. Si bien es cierto que las comisiones de Stripe son unas de las más bajas del mercado, deben contabilizarse para que tus finanzas estén en orden. 

Cada vez que haces un cobro con Stripe, a la cuenta bancaria asociada a tu página web llega menos dinero del que realmente le cobraste al cliente. ¿La razón? La plataforma de Stripe deduce del importe total la cantidad que corresponde a la comisión, lo que genera una diferencia entre nuestros registros contables y el estado de cuenta bancario. 

Si no se contabiliza el porcentaje de comisión que Stripe deduce por cada pago recibido, los registros contables de nuestra empresa reflejarán un error. De ahí la importancia de saber cómo contabilizar las comisiones que genera este tipo de plataformas de pago.  Para ello, hay que aprender a descargar las facturas de Stripe. 

¿Cómo descargar una factura desde Stripe? 

Descargar una factura desde la plataforma de Stripe no es para nada complicado. Solo tienes que seguir los siguientes pasos: 

  • Accede a tu cuenta de Stripe
  • Haz clic en el apartado Configuración
  • Ubica en el desplegable la opción Configuración Empresarial.
  • Una vez allí, elige la entrada Informe y documentos, en donde hallarás un listado con todas tus facturas de Stripe. 
  • Al seleccionar cada factura, verás la opción de descarga, que te permite guardar una copia de este documento contable en formato PDF. 

¿Cómo contabilizar las comisiones de Stripe? 

Una vez has descargado tus facturas desde la plataforma de Stripe, solo tienes que registrarlas como facturas de compras en la contabilidad de tu e-commerce. De esta manera, justificas la diferencia existente entre el monto total de la factura y el ingreso a tu cuenta bancaria.

Dicha diferencia no es más que el pago por el servicio de Stripe, un gasto totalmente necesario para tu empresa. En este sentido, conviene saber si es posible desgravar las comisiones de Stripe. Como ocurre con las comisiones de la mayoría de las plataformas de pago, técnicamente no puedes desgravarlas porque no tienen IVA.

Ahora bien, lo que sí puedes hacer es informar y deducir el gasto de cada comisión de Stripe, como lo harías con cualquier otra compra relacionada con el funcionamiento de tu empresa. 

El uso de Stripe para simplificar el proceso de facturación 

Si llevas algún tiempo usando Stripe, seguramente has comprobado cuán fácil es realizar tareas de gestión para tu empresa dentro de esta plataforma. Muchos usuarios reconocen que es muy sencillo anular, rembolsar, duplicar o marcar facturas como pagadas directamente desde el Dashboard de Stripe. 

Además, desde Stripe resulta muy sencillo delegar responsabilidades y añadir a más personas al equipo de trabajo de tu empresa. Desde su Dashboard también puedes crear perfiles secundarios y administrar permisos específicos y roles, un plus que permite agilizar las gestiones de trabajo. 

Sin duda, con el uso de Stripe se simplifica considerablemente el proceso de facturación y otras tareas relacionadas con la contabilidad de tu negocio. A eso hay que sumar que esta plataforma tiene una de las comisiones más bajas del sector, y que pueden contabilizarse como facturas de compras para que todo esté en orden. 

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