Cómo descargar y emitir facturas desde PayPal

emitir facturas desde PayPal

El uso de PayPal como método de pago sigue ganando terreno en el comercio online de todo el mundo. Son cada vez más los autónomos y pymes que utilizan esta plataforma para realizar y enviar facturas a sus clientes. En esta entrada vamos a explicar cómo descargar y emitir facturas desde PayPal. 

¿Qué es PayPal y para qué se usa? 

PayPal Holdings, Inc., es una de las mayores compañías de pago por Internet de todo el mundo, fundada en Norteamérica en 1998. Este sistema soporta transferencias de dinero entre sus usuarios, que para el cierre de 2020 superaba la cantidad de 375 millones de cuentas activas. 

En vista de que cada vez más personas confían en esta plataforma de pago para realizar sus compras online, su uso supone importantes ventajas para autónomos y empresas por igual. Incluir a PayPal entre las opciones de pago les permite llegar a un mayor número de clientes potenciales y aumenta las probabilidades de conversión. 

Básicamente, PayPal se usa como un método de pago seguro y eficaz frente a los métodos tradicionales de pago, como cheques o giros postales. Es una alternativa muy atrayente, tanto para particulares como para empresas, por las múltiples ventajas que conlleva su uso. 

¿Cuáles son las ventajas de usar PayPal? 

Uno de los mayores inconvenientes a la hora de hacer compras por internet es conseguir un medio seguro y confiable para realizar las transacciones. En este sentido, PayPal ha sabido ganarse la confianza de millones de usuarios, que han hallado en esta plataforma una forma efectiva y sin riesgos para pagar. Otras ventajas de PayPal son las siguientes: 

Ventajas de usar PayPal 

  • Transferencias instantáneas: los pagos que se realizan mediante esta plataforma se hacen efectivos al instante, una gran ventaja frente a algunos bancos o entidades financieras, que pueden demorar varios días. 
  • Mayor privacidad y seguridad: usando PayPal no es necesario ingresar el número de tarjeta de débito o crédito cada vez que hacemos una transacción. Esta información personal queda registrada y protegida dentro de la plataforma, y solo hay que anotar como dirección de pago el correo electrónico asociado.  
  • Cambio de divisas: otra ventaja de PayPal es que permite hacer el cambio de divisas de forma rápida y sencilla. Así, es posible cambiar euros a dólares, por ejemplo, para llevar a cabo las transacciones. 
  • Fácil de usar: abrir una cuenta en PayPal es muy sencillo, puesto que solo hace falta agregar un correo electrónico y otros datos básicos. Esto no ocurre con ningún banco u plataforma de pagos online. Igualmente, para enviar o recibir dinero solo hace falta conocer el correo electrónico del destinatario. 

PayPal como medio de facturación 

Como plataforma de pagos en internet, PayPal es una de las empresas que mejor posicionada está dentro de su sector. Además, incorpora funciones que pueden aplicarse en proyectos empresariales para agilizar la gestión administrativa de pymes y autónomos. Una de esas funciones consiste en realizar y emitir facturas a los clientes. 

Desde la aplicación móvil o la página web de PayPal, es posible emitir facturas y formatos de pago de una manera muy sencilla y, a la vez, profesional. Para los trabajadores independientes y pymes esta opción es muy valorada, ya que pueden hacer y enviar facturas sin necesidad de tener una tienda online o una página web.

¿Cómo crear una factura en PayPal? 

Para beneficiarte del servicio de facturación de PayPal, es esencial que hayas dado los pasos de registro en su plataforma. Como ya hemos mencionado, crear una cuenta allí es bastante sencillo. Solo hace falta que anotes tus datos personales, asocies una dirección de correo electrónico y establezcas una contraseña para tu nueva cuenta. 

Después de crear tu cuenta en PayPal, no solo podrás enviar y recibir dinero, sino también crear y emitir facturas en tan solo tres pasos: 

  1. Introducir los datos del cliente y el importe de pago. Si has recibido previamente algún pago de un cliente en particular, sus datos quedarán registrados como un contacto que podrás seleccionar para enviarle una nueva factura. 
  2. Verificar y enviar la factura. El sistema te mostrará una pre-visualización de la factura para que puedas corroborar que los datos ingresos son correctos. Una vez verificada, solo tienes que hacer clic en la opción ‘Enviar’. 
  3. Notificación de pago realizado. Finalmente, cuando el cliente realice el pago, recibirás una notificación en tu correo electrónico y en la App de PayPal si la tienes instalada en tu móvil. 

Cómo hacer una factura en PayPal paso a paso 

Veamos ahora de forma más detallada cuál es el proceso para hacer una factura en PayPal. Ya sea que lo hagas desde la página web o la aplicación móvil, la plataforma te guiará durante todo el proceso para que te resulte sencillo e intuitivo. Los siguientes pasos pueden variar levemente en función de si usas una cuenta normal o con perfil de vendedor.

  • Una vez has iniciado sesión en tu perfil de PayPal, verás dos botones que dicen ‘Enviar’ y ‘Solicitar’. Junto a ellos hay otro botón que dice ‘Más’, en donde se despliegan más opciones. Haz clic ahí. 
  • Se desplegarán varias opciones, entre ellas ‘Crear factura’, que es la que nos interesa. Selecciónala. 
  • La plataforma generará automáticamente una plantilla de factura, la cual tendrás que rellenar con los datos del cliente, el importe de la factura, el concepto, etc. También puedes escribir un breve mensaje para el cliente. 
  • Otras opciones disponibles tienen que ver con la tasa de IVA correspondiente que debes aplicar y la posibilidad de incluir términos y condiciones a la transacción. 
  • Por último, obtendrás una vista preliminar de cómo ha quedado la factura, para entonces aprobarla y guardarla como borrador o enviarla al cliente de inmediato. 

¿Cómo emitir facturas en PayPal? 

Emitir facturas en PayPal es un proceso sencillo y muy útil para solicitar a tus clientes el pago por la venta de productos y servicios de una forma profesional. Una vez hayas rellenado la plantilla y verificado los datos ingresados, solo tienes que hacer clic en el botón ‘Enviar’. ¡Listo! Tu cliente recibirá la factura en solo cuestión de segundos. 

Los clientes reciben la factura mediante una notificación en la bandeja de entrada de su correo electrónico. Para ellos resulta muy sencillo revisar la información de la factura, puesto que el formato de la misma es similar a un correo como cualquier otro. Además, solo tendrán que hacer clic en la opción ‘Pagar factura’ para ser redirigidos a la App de PayPal y emitir el pago. 

Asimismo, cada vez que un cliente te envía un pago, recibirás una notificación en la bandeja de tu correo electrónico. De esta manera, podrás llevar un control más exhaustivo de tus estados financieros, y sabrás cuáles clientes han pagado y cuáles no. 

¿Cómo descargar facturas de PayPal? 

Descargar tus facturas de PayPal tampoco es un proceso complicado, y puede llevarlo a cabo tanto el comprador como el vendedor. Cuando este último emite la factura, verá la opción de ‘Imprimir’ al final de la plantilla. Haciendo clic allí, podrá imprimir el documento para tenerlo en formato físico.

Haciendo clic en el botón ‘Imprimir’ también puedes guardar la factura en formato digital como archivo PDF para futuras consultas. Otra ventaja importante que ofrece PayPal es que permite gestionar las facturas de forma global, ya sea que las hayas guardado como borradores o las hayas emitido. 

Comisiones de PayPal: ¿cómo funcionan? 

Los servicios que PayPal ofrece a sus usuarios son muy cómodos y sencillos, pero no son gratuitos. Esta plataforma monetiza cada una de las transacciones que realiza mediante el cobro de comisiones o porcentajes fijos y variables. Cada vez que emites una factura mediante PayPal, el sistema descuenta una comisión del total facturado. 

Básicamente, las comisiones de PayPal funcionan de la siguiente manera: 

  • Una comisión general para cuentas normales, que consiste en el cobro del 3,4% del importe de venta más una tarifa fija de 0,35 euros. 
  • La cuenta Business de PayPal cobra una comisión variable que oscila entre el 1,9% y el 3,4% por operación, más 0,35 euros fijos. 
  • En el caso de la cuenta Business Interchange Plus, a las transacciones se les aplica una tasa de intercambio establecida por Visa y MasterCard. Además, se suma los 0,35 euros fijos a las transacciones que el cliente pague con tarjeta. 

¿Son deducibles las comisiones de PayPal? 

Las comisiones de PayPal son deducibles ya que han supuesto un gasto para ti, pero como están exentas de IVA, PayPal no emite facturas de sus cargos. Entonces, ¿cómo puedes deducirte este gasto en declaración de impuestos? Solo tienes que computar las comisiones como un gasto total, y para ello deberás anotar el importe de cada comisión. 

¿Cómo consigo una factura en PayPal de un producto que he comprado? 

Tanto las empresas como los autónomos tienen que justificar en sus registros contables todos los gastos que realicen. En caso de que compren un producto o paguen por un servicio mediante PayPal, necesitan obtener una factura que refleje dicho importe. ¿Cómo se obtiene la factura de un producto o servicio pagado mediante PayPal? 

  • Ingresa a tu cuenta de PayPal. 
  • Busca en el registro de pago el artículo cuya factura necesitas. 
  • Ubica la opción ‘Ver detalles’ del artículo en cuestión y haz clic allí. 
  • Busca la opción ‘Guardar’ para almacenar los detalles de la transacción en formato PDF. 

Consejos para emitir facturas desde PayPal 

Es conveniente repasar algunos consejos para emitir facturas desde una cuenta PayPal y recibir pagos allí. Ten en cuenta lo siguiente: 

  • Si acabas de abrir una cuenta en PayPal, recuerda que no podrás recibir dinero por motivos de seguridad durante los primeros 14 o 21 días. 
  • Al momento de crear una factura mediante PayPal, recuerda especificar en ella la posibilidad de pago por esta misma vía. Así, el cliente sólo tendrá que hacer clic en la opción correspondiente para efectuar el pago de inmediato. 
  • Si tienes un cliente al que le envías facturas constantemente, PayPal te permite clonar la factura para ahorrarte el proceso de tener que rellenarla con los mismos datos una y otra vez.  
  • La plataforma de PayPal exige verificar la cuenta con una tarjeta de crédito para poder tener grandes sumas de dinero en ella. La verificación de una cuenta PayPal no es un proceso complicado, pero sí es necesario en la mayoría de los casos para pymes y autónomos. 
  • Recuerda que PayPal puede retener algunos pagos como parte de su proceso de verificación y seguridad. En esos casos, es necesario seguir las instrucciones que la propia plataforma suministra para liberar el pago retenido. 

Facturar con PayPal no es complicado 

Sin duda, una de las mayores ventajas de usar PayPal es que permite emitir facturas de forma rápida y sencilla. Es por ello que se ha convertido en una de las plataformas más usadas por autónomos y pymes para recibir pagos y llegar a un mayor número de clientes potenciales. 

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