Hacienda no acepta una factura como gasto deducible

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Qué hacer cuando Hacienda dice nanay a un gasto deducible

Si eres autónomo o tienes una pyme es probable que ya sepas que puedes usar algunas facturas para justificar gastos deducibles. Esta es una forma de ahorrar en impuestos y pagar a Hacienda solo lo que le corresponde, nada más.

Sin embargo, muchos aprovechan e intentan deducirse gastos de facturas que no les corresponden. Hacienda lo sabe y, a la mínima, puede iniciar un procedimiento de comprobación. Si este procedimiento se complica el autónomo o pyme podría terminar sufriendo una inspección e, incluso, una sanción.

Pero, si Hacienda no acepta una factura como deducible, ¿quiere decir que realmente no lo es?

No siempre. Pero antes, vamos a analizar cuando Hacienda está legitimada a no aceptar que te deduzcas un gasto.

¿Qué gastos puedes deducirte ante Hacienda si eres autónomo o pyme?

Si eres autónomo o pyme puedes deducirte cualquier gasto que tenga que ver con tu actividad económica, nada más y nada menos. El 50% de los gastos del coche si tienes que desplazarte al trabajo, el alquiler de un local comercial, los bolígrafos para la oficina, incluso las cenas y comidas de empresa. Todo eso se puede deducir.

Pero, para hacerlo, necesitas un comprobante de que ese gasto tuvo lugar: la factura, y necesitas llevar tu contabilidad con un libro de gastos e ingresos. Este libro es muy importante y debes guardarlo como oro en paño para siempre, pues perderlo significaría que no tendrás la manera de justificar tu contabilidad ante Hacienda.

¿Cómo puedes declarar ante Hacienda los gastos que tienes si eres autónomo o pyme?

Para declarar ante Hacienda tus gastos debes incluir las facturas en tus declaraciones tributarias.

Ahora bien, no vale la factura simple que te dan cuando vas a comprar a la tienda o a comer a un restaurante. Siempre tienes que pedir la factura completa. ¿Qué las diferencia? Bueno, ambas tienen los siguientes elementos:

  • Un número de serie.
  • Fecha de expedición.
  • Nombres y apellidos, o denominación social.
  • NIF  y domicilio del emisor.
  • Identificación de los bienes o servicios ofrecidos.
  • Tipo impositivo aplicado. 

Pero la factura completa tiene, además, tus datos, por lo que en ella figura que has sido tú la persona que ha hecho el gasto.

Como indican en Iberley, «la Agencia Tributaria no considera como gastos deducibles aquellos consignados en factura simplificada ya que entiende que no permiten identificar quién es el beneficiario de los bienes y servicios». En muy contadas excepciones esto es posible, pero ni es la norma ni deberías hacerlo si prefieres evitar una comprobación de Hacienda.

Gastos que Hacienda no acepta como deducibles a pesar de presentar facturas o comprobantes

Hay una serie de gastos que son difíciles de justificar ante Hacienda y que podrían crearte problemas cuando intentes deducírtelos, a pesar de cumplir con el requisito de que están relacionados con tu actividad laboral y exista factura. Estos son los suministros de la vivienda habitual, si es también tu lugar de trabajo, la factura del teléfono y el vehículo particular.

  • Suministros de la vivienda donde trabajas. La nueva ley de autónomos permite al autónomo deducirse el 30% de las facturas sobre el total de la superficie destinada a la actividad, pero es cierto que Hacienda suele poner trabas si no puedes justificar correctamente este gasto, o calculas mal el porcentaje. Podría incluso invalidártelo aunque lo hagas bien, en cuyo caso tendrás que protestar.
  • Factura del móvil. Hacienda exige que tengas dos líneas diferenciadas para el trabajo y para el uso particular. Si utilizar el móvil tanto para uso propio como para el trabajo no podrás desgravarte la factura.
  • Vehículo particular. De nuevo, Hacienda solo permite desgravarse los gastos del coche si su uso se destina exclusivamente al laboral. Por lo tanto, si te dedicas al transporte de mercancías, transporte de viajeros, enseñanza de conductores o desplazamientos de agentes de comerciales podrás deducírtelo, pero de la otra manera será más complicado. Podrías deducirte el 50% de los gastos del vehículo si es con el que acudes al trabajo, pero puede ser que tampoco lo den por válido.

Gastos no deducibles en el IVA del autónomo

Cada trimestre puedes deducirte en el modelo 303 el IVA que has soportado en ese período como autónomo. No obstante, a los tres requisitos generales del principio debes sumarle otros dos. No podrás deducirte el IVA si…

  • No tienes una factura del gasto. 
  • Han pasado más de cuatro años desde que te emitieron la factura.

¿Cómo puedo deducir gastos sin factura?

Hacienda considera que se necesita una factura para que un autónomo o empresa pueda deducirse un gasto. Ha habido sentencias en las que se ha aceptado una factura simplificada o ticket, pero son casos aislados y no pueden generalizarse. Sin embargo, todo es defendible, por lo que puedes pleitear en los juzgados si Hacienda no te ha aceptado un gasto como deducible porque no había factura pero tienes algún otro documento acreditativo.

¿Hay gastos deducibles sin factura?

Existen una serie de gastos que sí son deducibles sin factura y que están aprobados por la Agencia tributaria. Estos son:

  • Gastos Financieros:  comisiones, intereses, cuotas de la tarjeta…
  • Seguros: de responsabilidad civil, de local, de convenio… siempre que sean de la actividad.
  • Las nóminas de los trabajares, el gasto por sueldos y salarios es deducible.
  • La cuota de Autónomos, que cada mes se paga mediante recibo domiciliado. También lo que se paga de seguros sociales en caso de tener personas empleadas.
  • Impuestos que sean deducibles: IAE, Impuesto de circulación…
  • Contratos y traspasos.

¿Y cómo contabilizar facturas que no has recibido aún?

Si tienes facturas pendientes de recibir tendrás que ir al Plan General Contable y dirigirte a la cuenta 4009 de “Proveedores para facturas pendientes de recibir o formalizar”. Ahí puedes contabilizarla.

No te olvides de que para casos así puedes necesitar protección jurídica.

¿Qué hacer cuando Hacienda no acepta una factura como gasto deducible?

Cuando Hacienda no acepta una factura como gasto deducible tienes dos opciones:

Si realmente sabes que no es algo que te podías deducir, puedes aceptar el juicio de Hacienda y pagar el dinero que les debes por haberte deducido un gasto que no era real. Este dinero te lo indicará Hacienda en la complementaria que te haga.

Si realmente sabes que es algo que sí te podías deducir, puedes contratar a un abogado fiscalista y hacer una reclamación ante Hacienda o puedes intentar reclamar por tu cuenta, lo que no te recomendamos porque comunicarse con la Agencia en solitario es peligroso: las leyes tributarias son muy complicadas y Hacienda se las sabe al dedillo, mientras que el contribuyente no, y se aprovechan.

Si, además, Hacienda ha decidido hacerte una inspección o ya te ha sancionado, entonces es importantísimo que acudas a un abogado YA. Llegados a este punto has dejado pasar demasiado tiempo, y cada minuto que no hagas nada será darle la razón a Hacienda.

Un abogado podrá reunir la documentación y los argumentos necesarios para acreditar que el gasto está justificado. De esta manera, no te sentirás indefenso ante la Agencia Tributaria y el abogado se encargará de hablar con ella en su mismo lenguaje tributario (que, siendo sinceros, puede llegar a ser farragoso e incomprensible).

En Viola Pérez somos expertos en quitarle la razón a Hacienda. Defendemos al contribuyente ante comprobaciones, inspecciones y sanciones de Hacienda. Si necesitas asesoría fiscal mándanos un email a info@violaperez.

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Somos un despacho de abogados fiscalistas en Barcelona especialista en derecho fiscal y tributario. Defendemos a nuestros clientes ante comprobaciones de Hacienda, inspecciones, sanciones, demandas y cualquier procedimiento con Hacienda. Ofrecemos servicios de planificación fiscal y tributaria para que pague menos impuestos, siempre dentro de la legalidad.

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