¿Quién debe justificar gastos de viaje y dietas?

¿Quién debe justificar los gastos de viaje y dietas, empresa o trabajador?

Cuando un trabajador hace un viaje de negocios es normal que la empresa cubra gastos y dieta pero, ¿quién de los dos tiene que justificar esos gastos? Normalmente, el trabajador no tendrá que declararlo en su renta. Sin embargo, algunas sociedades abusan de esta vía para pagar más a sus empleados sin aumentar su carga fiscal. Es por ello que Hacienda pone mucho el foco en este tipo de actividades.

En este post explicaremos quién tiene que justificar este gasto en caso de que haya una inspección de la Administración Pública. Recuerda que, tanto si eres pyme como si eres autónomo, en Viola Pérez estamos especializados en derecho y asesoría fiscal y podemos ayudarte con tus gestiones con Hacienda. Contacta con nosotros si quieres presentarnos tu caso y te diremos un presupuesto sin compromiso.

El TEAC explica cómo se ha de justificar el gasto de viaje y dietas

El Tribunal Económico Administrativo Central, TEAC, ha dictado una resolución en donde explica cómo han de justificarse los gastos derivados de un viaje laboral y cómo ha de responder la gestión de la empresa en caso de una inspección en ese sentido.

El TEAC advierte de que «no existe obstáculo normativo que impida a la Administración comprobar al perceptor de retribuciones que han sido declaradas como dietas y asignaciones para gastos de viaje exoneradas de gravamen, en relación con las mismas». Esto quiere decir que cualquier trabajador que haya percibido dietas puede sufrir una comprobación en su IRPF. Cuestión diferente es quién tiene la carga de la prueba de acreditar la realidad de las dietas, y su vinculación con la actividad laboral.

¿Qué gastos en viaje y dietas debe justificar la empresa?

La empresa debe hacerse cargo de justificar los gastos de transporte en caso de que el empleado viaje en un vehículo privado, así como la manutención del trabajador. Así lo explica el TEAC: «Los gastos de locomoción mediante uso de vehículo privado así como los gastos de manutención, deben ser acreditados por el pagador, pues a él le corresponde justificar el día y lugar del desplazamiento que, junto con el motivo o razón de éste, son precisamente los extremos que permiten acreditar que las cantidades (euros por kilómetro o euros por día) establecidas en la norma quedan exoneradas de tributación por obedecer a razones laborales y de desarrollo de su actividad económica. Ello no es obstáculo para que el perceptor pueda aportar voluntariamente la justificación de los mismos si dispusiera de ella».

Además, la compañía deberá acreditar que el viaje por una actividad relacionada con la labor profesional del trabajador. Deberá probar ante la inspección el día y el lugar del desplazamiento. El trabajador, si dispusiera de ello, también podría aportar esa justificación de manera voluntaria.

¿Qué gastos y dietas ha de declarar el empleado?

Si el viaje se realiza en transporte público, es el trabajador el que deberá justificar ese gasto en caso de una inspección. Ocurre lo mismo en los gastos derivados del alojamiento. En este caso, los gastos han sido pagados por él y el pago de la empresa es la recuperación de ese dinero que ha invertido.

Eso sí, aunque esa justificación recaiga en el trabajador, es la empresa la que debe presentar ante Hacienda la vinculación del mismo con el negocio y que ese viaje respondía a razones laborales, lo que ha supuesto el pago de las dietas al empleado.

¿Por qué Hacienda ha decidido mandarme una inspección por justificar los gastos y dietas?

Puede deberse a diversos factores, por ejemplo: las justificaciones del IVA no se corresponden con las dietas que perciben los empleados. Cuando entre el número de facturas de proveedores no concuerda con las dietas que se pagan a los trabajadores Hacienda desconfía.

Una vez que está en marcha este procedimiento, lo primero que se analiza es si los gastos están relacionados con la actividad de la misma. Después se solicitará la documentación tal y como se ha explicado anteriormente tanto a la compañía como al empleado que ha recibido las dietas.

Justificar los gastos de empresa ha de hacerse de una manera clara y exhaustiva, guardando todas aquellas facturas que puedan ser requeridas por parte de la Administración.

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